Política de confidencialidad
Para asegurar que el Personal y los Servicios de Certificación prestados están libres de Conflictos de Intereses y la información/ documentación consultada y generada por estos servicios es mantenida bajo una estricta Confidencialidad, EMERJA S.A.S., reconoce estos requisitos y disposiciones declaradas y se asegura del cumplimiento de estas.
2.1 Todo el personal y personas que realizan trabajos a nombre de EMERJA S.A.S., no deben aceptar de ninguna fuente, incentivos para llevar a cabo propuestas de asesoría/ consultoría, favoritismo o en su defecto retrasos o cancelación de alguna transacción entre EMERJA S.A.S., y sus Clientes. Cualquier Conflicto de Interés debe ser reportado al CEO de EMERJA S.A.S., quien debe de asegurarse de tomar acciones al respecto, por ejemplo, cambio del personal involucrado.
2.2 Cualquier actividad vinculada y/o relacionada con actividades y/o vínculos laborales como las comerciales que realicé en los últimos tres años hasta la fecha, de igual manera las realizadas actualmente a nombre de EMERJA S.A.S., o no.
2.3 Toda relación de vinculo personal las cuales tengan nexos familiares por afinidad o consanguinidad hasta el tercer grado con personal de clientes, operadores u otras partes interesadas (según aplique).
2.4 Estos son algunos ejemplos de Conflictos de Intereses a los cuales se puede estar expuesto:
- Intereses Financieros/ Participación Financiera con la organización auditada.
- Empleo previo con la organización auditada.
- Conexión/Relación directa con el personal auditado dentro de la organización como puede ser semejanza, relación existente, familiaridad entre Auditor-Personal auditado lo cual dificultaría implementar un Servicio objetivo además de resaltar los resultados de la auditoría ante la organización/ o los clientes de la organización.
- Haber prestado servicios de consultoría anteriormente.
- Cualquier otra acción que pudiera ser motivo de Conflicto de Interés durante el desempeño de mis funciones.
3.1 Cualquier información recibida para la preparación de los servicios de auditoría, durante el transcurso de la prestación de los servicios de auditoría y los recibidos posterior al cierre de la auditoría, se considera como Confidencial, EMERJA S.A.S., cuenta con reglas acerca del manejo de la información proporcionada por los Clientes. Estas reglas están bien definidas en el Código de Ética (DS-EMERJA-001).
3.2 EMERJA S.A.S., es responsable, dentro del marco de sus compromisos legalmente ejecutables, de la gestión de toda la información y documentación obtenida y generada durante la realización de sus servicios.
3.3 EMERJA S.A.S., no hace pública la información y/o documentación obtenida o generada por la realización de sus servicios.
3.4 Cuando EMERJA S.A.S., deba, por Ley, divulgar información y/o documentación Confidencial, notifica al Cliente acerca de la información y/o documentación a proporcionar, salvo que esté prohibido por la Ley.
3.5 La información sobre el Cliente obtenida de fuentes distintas al Cliente (por ejemplo, una persona que realiza un Queja, de Autoridades Gubernamentales), es tratada como información Confidencial.
3.6 EMERJA S.A.S., se compromete a observar y cumplir con las Reglas de Confidencialidad de acuerdo con su Código de Ética (DS-EMERJA-001) y con lo requerido por sus Clientes.
3.7 Informar del deber de Confidencialidad a cualquier persona natural o jurídica que quiera tener acceso, sin tener en cuenta la relación que puedan tener las partes.
3.8 Todo el personal que trabaja para o presta servicios a nombre de EMERJA S.A.S., se debe abstener de hacer público en redes sociales y sus estados (WhatsApp, Facebook, LinkedIn, TikTok, Instagram, entre otros) información que exponga la propiedad intelectual y otra definida como protegida, por ejemplo: material audio visual de desarrollos tecnológicos, equipos/maquinaria, instalaciones, documentos o registros, entre otros). Como exclusión se relaciona el material audio visual de paisajes, áreas de producción/ áreas de cultivo, otros que no afecten la confidencialidad del cliente.
4.1 Estoy de acuerdo en tratar con estricta Confidencialidad toda la documentación e información proporcionada por EMERJA S.A.S., o cualquier Cliente de este a excepción de situaciones legales en donde se deba demostrar conformidad con los requisitos de la Acreditación Nacional u Organismos Gubernamentales.
4.2 Por ningún motivo copiar documentación ni divulgar información de terceras partes sin un consentimiento previo por escrito del Cliente.
4.3 Hago de mi conocimiento que cualquier Conflicto de Intereses o Estimulo/ Gratificación lo reportaré al CEO de EMERJA S.A.S.
4.4 Me comprometo a informar al CEO de EMERJA S.A.S., sobre cualquier incumplimiento a la confidencialidad que logré evidenciar de manera directa o indirectamente con el propósito de proteger la integridad de la información.
4.5 Es de mi total compromiso el informar a EMERJA S.A.S., y actualizar mi declaración de Conflicto de Interés de manera inmediata cuando haya lugar.
4.6 Soy consciente de las reglas descritas en esta Política de EMERJA S.A.S.